Gestão de Portfólio: o que é, como fazer e quais os principais erros
Ter um portfólio robusto é importante. Porém, acredite: é a gestão de portfólio que faz toda a diferença para gerar ainda mais valor e maximizar os resultados da sua empresa.
Tem um portfólio de projetos e estratégias na sua empresa? Então já deve saber o quanto a gestão de portfólio é fundamental para garantir que esses estejam sempre alinhados aos objetivos.
Se está mergulhando agora nesse assunto, precisamos começar com uma informação importante, que não pode perder de vista.
A gestão de portfólio é tão importante quanto ter um portfólio robusto, alinhado e estratégico.
Logo, se ainda está no momento de construir o portfólio da sua empresa, é importante já pensar em como será feita a sua gestão. E vamos explicar porquê. Acompanhe!
O que é a gestão de portfólio?
Antes de falar em gestão de portfólio, vamos dar um passo atrás. Quando falamos em portfólio talvez a primeira referência que venha à cabeça seja aquela coleção de trabalhos, mostrando as melhores produções.
E faz todo sentido. Esse termo realmente foi emprestado e aplicado no mundo corporativo. E o significado é parecido.
Mas no contexto das empresas, o portfólio consiste na coleção de iniciativas, projetos e programas que são gerenciados em conjunto, de forma integrada para atingir os objetivos estratégicos do negócio.
É justamente em cima desse portfólio que a gestão vai trabalhar, com o objetivo de garantir o alinhamento aos objetivos do negócio e que os recursos utilizados estejam sendo alocados de forma eficaz.
Vamos entender no próximo tópico a importância da gestão de portfólio!
Leia também: Previsão de necessidades: o que é, vantagens e como funciona?
Por que fazer a gestão do portfólio?
Muitas vezes, as empresas conduzem várias iniciativas e projetos ao mesmo tempo. E cada projeto costuma ter um gestor diferente, ou é tocado por um setor distinto, com múltiplos objetivos.
Qual o problema disso? E como os stakeholders responsáveis por decisões estratégicas vão definir o grau de relevância de cada um?
A resposta é simples: com a visão geral que a gestão de portfólio oferece.
É essa gestão que vai identificar, entre as opções presentes no portfólio da sua empresa, quais devem ser selecionadas e porquê.
Entendeu a sua importância? Então agora vamos conferir as suas vantagens no próximo tópico.
Vantagens de aplicar a gestão de portfólio
Preparamos uma lista com algumas vantagens de fazer a gestão de portfólio do seu negócio. Confira!
1. Estratégia
Numa empresa, tudo precisa estar alinhado ao eixo central, que são os objetivos de negócio.
Para isso, é importante traçar uma estratégia para alcançar o sucesso. Porém, pode acontecer de, ao longo do caminho, algumas iniciativas se afastarem dessa estratégia.
E aí que a gestão de portfólio entra: garante que os projetos e iniciativas estejam sempre alinhados, com os recursos corretamente alocados.
Desta forma, contribuir para alcançar os objetivos estabelecidos.
2. Recursos
Já falamos deles aqui acima. A gestão do portfólio é responsável por priorizar esses recursos e possibilita a sua alocação de acordo com as necessidades e de forma correta.
Geralmente a gestão de portfólio vai recomendar alocar os recursos nos projetos que estão mais conectados aos objetivos estratégicos da empresa.
3. Redução de riscos
Pense: o que iniciativas alinhadas à estratégia e recursos alocados corretamente geram para uma empresa?
Já demos a resposta aqui em cima: redução de riscos, é claro!
E vai além. Fazer a gestão do portfólio possibilita que a empresa consiga identificar os riscos com uma certa antecedência, gerenciando-os mais facilmente.
E isso ocorre porque os riscos são avaliados integrados ao portfólio, ou seja, com uma visão integral de todos os outros projetos.
Isso diminui consideravelmente a possibilidade de problemas pontuais em projetos afetarem o conjunto completo de todo o portfólio.
4. Melhor tomada de decisão
Com a visão geral que a gestão de portfólio fornece é possível ter acesso a dados e informações que auxiliam na tomada de decisão.
Isso funciona da seguinte forma: a gestão de portfólio vai fornecer para os stakeholders todo o panorama de desempenho dos projetos, como análises de risco, alocação de recursos, benefícios, custo e outros..
Mas é importante ficar atento para não cair nas armadilhas ao longo do caminho. Vamos falar sobre elas a seguir.
Pode se interessar por: Eficiência operacional: como aprimorar os processos, reduzir desperdícios, sem perder a qualidade.
Principais erros cometidos na gestão de portfólio
Como todas as práticas no mundo corporativo, existem algumas armadilhas ao longo do caminho. Com a gestão de portfólio não é diferente.
Colocamos aqui alguns sinais de alerta para ficar atento durante a sua jornada para uma gestão de portfólio de sucesso. Acompanhe!
Falta de alinhamento estratégico
Esse é o primeiro alerta e não é à toa! É um dos erros mais comuns na gestão de portfólio: a falta de alinhamento com a estratégia da empresa.
Projetos iniciados sem a compreensão clara e completa de como se encaixam nos objetivos de curto, médio e longo prazo.
Isso faz com que sejam descontinuados no meio do caminho, gastando tempo e dinheiro sem necessidade e sem retorno.
Falha de comunicação
A gestão de portfólio prevê uma comunicação clara e objetiva entre as partes envolvidas, de forma que todos fiquem na mesma página e entendam o status e desempenho do portfólio como um todo.
Se a comunicação é lenta, confusa e não inclui todos os envolvidos, vão acontecer ruídos que podem prejudicar a gestão, os projetos e até mesmo a empresa.
Priorização incorreta
É função da gestão de portfólio priorizar corretamente os projetos e alocar os recursos de forma estratégica de acordo com os objetivos e metas da empresa.
A priorização incorreta ou a falta de priorização pode ocasionar uma alocação ineficiente, com projetos menos importantes recebendo uma parcela desproporcional de recursos.
Inflexibilidade
A gestão de portfólio precisa ter uma visão do todo, que acomode mudanças quando forem necessárias.
Uma gestão de portfólio inflexível, que não adapta-se a mudanças de cenário, pode tomar decisões precipitadas quando surgem novas oportunidades.
Incapacidade
A equipa de gestão precisa ser qualificada e robusta de acordo com a quantidade e qualidade dos projetos.
Uma equipa não qualificada ou mal dimensionada pode ocasionar uma gestão incorreta ou ineficiente do portfólio, com iniciativas e projetos mal gerenciados ou até mesmo negligenciados.
Falta de acompanhamento
Uma boa gestão de todo o portfólio acompanha de perto os seus projetos.
Não monitorar o andamento e desempenho dos projetos pode causar problemas enormes que poderiam ter sido resolvidos de maneira simples se identificados logo no início.
5 passos para fazer a gestão de portfólio
Se chegou aqui e já sabe tudo sobre o assunto, é hora de dar o primeiro – ou os primeiros passos para gerir o seu portfólio corretamente. Vamos lá?
1. Objetivos e estratégias
Já falamos lá no início: a estratégia é o eixo central de uma empresa. Tudo precisa passar pela estratégia.
Com o gestão de portfólio, não é diferente: é preciso identificar os objetivos estratégicos.
Depois disso, alinhado ao eixo central, o gestor consegue avaliar como cada projeto em potencial contribuirá para os objetivos e alinhar o seu portfólio de acordo com as estratégias.
2. Avaliar projetos
O próximo passo é avaliar os projetos de acordo com (novamente ela) a estratégia da sua empresa.
Atenção: nem todo projeto que tem a ver com o seu core business estará alinhado à estratégia.
É exatamente por isso que os critérios de análise e seleção precisam ser claros e objetivos como, por exemplo, o potencial de retorno sobre o investimento, o nível de risco e a viabilidade técnica.
3. Priorizar os projetos
Agora é a hora de classificar os projetos de acordo com a importância e o impacto para sua empresa.
Aqui, cada negócio terá os seus critérios, mas é importante ter no radar que recursos, urgência e equipa são fatores muito importantes nessa escolha.
4. Faça a gestão do seu portfólio
Pode estar a questionar-se: mas a gestão do portfólio não estava a acontecer até agora?
Sim, porém é preciso incluir alguns itens fundamentais nesse processo, como;
- Monitoramento contínuo do progresso do projeto;
- Ajustes na alocação de recursos.
Esse acompanhamento é fundamental para garantir o sucesso do seu portfólio.
Como gestor, mantenha-se sempre atualizado sobre as mudanças (e potenciais mudanças) nos ambientes interno e externo que possam afetar o seu portfólio.
5. Comunique os resultados
É importante que todos estejam sempre na mesma página do que está a acontecer.
Partilhe com uma certa frequência o progresso, as conquistas, os erros, os acertos e os resultados (positivos e negativos) dos projetos do portfólio.
Outro tema em alta e tão importante nas empresas como a gestão de portfólio é a hiperpersonalização.
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