Outsourcing de TI: o que é e quais são os principais benefícios para a sua empresa?
O Outsourcing de TI, em todas as suas formas, está a crescer. Empresas de todos os setores estão a recorrer a soluções nearshore e offshore para encontrar o talento e a escalabilidade de que necessitam.
O outsourcing de serviços também é comumente associado à redução de custos e ganhos de eficiência, acelerando o tempo de desenvolvimento e entrega de software. Este artigo tem como objetivo apresentar as vantagens do outsourcing de TI, os modelos mais eficientes e o MJV Outsourcing Mix – uma proposta original para ajudar a sua empresa a alcançar os resultados esperados em projetos de software.
Continue lendo para saber mais sobre quais são as suas opções quando o assunto é outsourcing.
O que é a subcontratação das TI?
De acordo com a Gartner, a subcontratação de TI é a utilização de fornecedores de serviços externos para fornecer eficazmente processos empresariais, serviços de aplicações e soluções de infra-estruturas com base em TI para obter resultados empresariais.
A subcontratação, que também inclui serviços de utilidade pública, software como um serviço e subcontratação em nuvem, pode ajudar os clientes a desenvolverem as estratégias e a visão corretas em matéria de subcontratação, a selecionarem os fornecedores de serviços de TI adequados, a estruturarem os melhores contratos possíveis e a gerirem os acordos para estabelecerem relações sustentáveis e vantajosas para todos com os fornecedores externos.
A ideia é simples e clara: contratar um prestador de serviços externo para satisfazer as suas necessidades relacionadas com as TI, em vez de procurar talentos internamente.
A situação da subcontratação: Um contexto global
Há duas razões principais para o boom que estamos a viver atualmente no modelo de negócio de outsourcing. A primeira é a adoção em massa do trabalho remoto e a segunda é a escassez de talentos no setor tecnológico.
Enquanto algumas empresas e indústrias estão a tentar desesperadamente trazer os seus empregados de volta ao escritório, muitas outras estão a tirar partido das condições de trabalho remoto para expandir o seu acesso aos melhores talentos.
Esta adoção em massa do trabalho remoto e de equipas remotas inteiras significa que já não é necessário contratar pessoas que se encontrem a uma distância próxima do seu escritório. Isto torna a subcontratação (e em particular a subcontratação de TI) uma opção incrivelmente atrativa para as empresas que procuram poupar dinheiro e encontrar talentos cada vez mais escassos.
O último destes dois benefícios leva-nos ao segundo ponto: a escassez de talentos no setor da tecnologia. Embora as razões por detrás deste fenómeno sejam muitas, desde os profissionais de TI mais velhos que se reformam até à crescente complexidade da área, o fato é que encontrar talentos se tornou uma tarefa difícil.
Muitas empresas em Portugal estão a lutar para encontrar o talento de que necessitam, especialmente no que diz respeito às TI. A combinação da escassez de talentos e das equipas remotas significa que a externalização das TI nunca foi tão fácil ou benéfica.
Tipos de subcontratação de TI
Acreditamos que a subcontratação de TI se tornará cada vez mais a normal em Portugal e no mundo, como forma de manter as empresas em crescimento durante e após uma crise.
No entanto, quando se trata de escolher um modelo de externalização, existem vários modelos à escolha. Vamos analisar brevemente cada um deles para que possa ter uma ideia de qual poderá ser o mais adequado para as suas necessidades.
Nearshore
É o processo de envio de trabalho relacionado com TI para uma empresa num país que partilha fronteiras. Embora isto facilite as deslocações e a comunicação entre as duas organizações, o problema reside nas opções limitadas.
Onshore
Este processo envolve a seleção de um prestador de serviços externo, localizado no mesmo país que a empresa contratante, para fornecer trabalho relacionado com TI, remotamente ou no local.
Neste modelo, as equipas locais são facilmente acessíveis, falam a mesma língua, vivem no mesmo fuso horário e têm mentalidades semelhantes.
Embora esta solução fosse a primeira opção na maioria dos casos, a escassez de talentos tornou muito mais difícil encontrar a pessoa certa em terra.
Offshore
A externalização offshore envolve o envio de trabalho relacionado com as TI para uma empresa num país estrangeiro (um país com o qual não partilha fronteiras). Esta opção tem normalmente a vantagem adicional da poupança de custos.
Para as empresas que operam na UE, esta opção é significativamente mais atrativa, ao passo que as empresas nos EUA teriam de enfrentar a questão das grandes diferenças de fuso horário entre elas e a Europa.
No entanto, Portugal se beneficia da externalização offshore na América Latina também, especialmente no Brasil que proporciona poucas horas de fuso horário a um custo significativamente mais baixo do que, por exemplo, uma empresa em Portugal que externaliza as suas TI noutro país membro da UE.
Cloud Computing
É a contratação de um fornecedor externo para fornecer serviços relacionados com TI de forma virtualizada, como Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) e Software as a Service (SaaS).
Gestão de Serviços
Envolve a contratação de uma empresa externa para fornecer funções de gestão de rede, como telefonia IP, sistemas de mensagens e call centers, redes privadas virtuais (VPNs), firewalls, monitorização de rede e relatórios, entre outros.
7 principais vantagens de contratar um outsourcing de TI
Os custos consideravelmente elevados da construção de software internamente, bem como o longo prazo dos projetos de desenvolvimento de software, levaram as empresas a procurar talentos no estrangeiro para acelerar a entrega de software e reduzir os custos e o tempo.
Mas o que é que a externalização das TI pode realmente fazer pela sua empresa e porque é que é uma opção tão atrativa?
1. Reduzir os custos
Poderá pensar: “Afinal, como é que vou reduzir os custos se tiver de contratar um serviço adicional?”
A resposta é simples: ao terceirizar ou contratar outsourcing de TI, a responsabilidade de contratar profissionais de TI, mantê-los qualificados e remunerados fica com a própria empresa terceirizada. Isso elimina a necessidade de manter um departamento de TI interno e gastos com folha de pagamento, infraestrutura, impostos, treinamento, entre outros.
Outro ponto de poupança com a externalização é a transformação dos custos fixos de TI em custos variáveis, o que lhe permite planear eficazmente o seu orçamento. Pode aumentar ou diminuir os seus custos em função das suas necessidades mensais.
2. Assegurar a flexibilidade e a agilidade dos processos
Os profissionais de tecnologia sabem que, quando se trata de sistemas, bugs são esperados. Erros de operação fazem parte da rotina e impactam o andamento e a produtividade da empresa.
A subcontratação permite à sua empresa contar com soluções mais flexíveis. As empresas de outsourcing podem adaptar-se mais rapidamente às necessidades internas e responder aos problemas com a maior brevidade possível.
Quanto menos tempo se leva para lidar com o problema, menor será o prejuízo. Isso permite que as necessidades sejam atendidas com mais fluidez e agilidade.
3. Ter uma equipa dedicada
Para projetos de grande dimensão e de longa duração, é essencial dispor de equipas dedicadas. Isto significa ter um serviço exclusivo e equipas que se adaptam às exigências disponíveis, apresentando resultados com competência e rapidez. Os desenvolvedores, por exemplo, são introduzidos no projeto apenas uma vez, e não há mudança de equipa constantemente.
As equipas de outsourcing de TI têm normalmente uma metodologia de trabalho derivada da cultura Agile. A este respeito, a estrutura framework Scrum destaca-se, sendo o pilar estrutural da organização da equipa. As entregas contínuas nos seus sprints são sempre pontuais e visam os resultados esperados.
4. Procurar a qualidade e a eficiência do serviço
O outsourcing de TI abre portas para que a empresa aumente a eficiência operacional e optimize os processos. Um fornecedor especializado conhece pontos relevantes e problemas frequentes, o que significa que pode identificar e resolver questões rapidamente.
Uma vez que as empresas e equipas que prestam este tipo de serviço são especializadas no que fazem, investem frequentemente em ferramentas, soluções e formação que ajudam a melhorar ainda mais o serviço – tanto para o fornecedor como para o cliente final.
5. Aumentar a produtividade e concentrar-se na atividade principal
A utilização estratégica do outsourcing de TI representa uma vantagem competitiva que os gestores não podem ignorar. Com a sua autonomia, surge uma mais-valia para o core business. Não é uma tarefa simples absorver os avanços tecnológicos se a sua empresa não for super-especializada na área.
Ao contratar o outsourcing de TI, essas questões extremamente complexas ficarão a cargo da empresa contratada, deixando a sua organização focada no que faz de melhor. O ganho se traduz em equipas liberadas para pensar na estratégia do negócio e, consequentemente, buscar competitividade sem que o capital humano interno perca tempo com funções operacionais.
É uma opção viável, moderna e compatível com as exigências das novas tecnologias no quotidiano das empresas.
6. Segurança e responsabilidade
Manter a segurança dos dados de uma empresa pode ser uma tarefa delicada. A segurança da informação requer monitorização e investimento contínuos para se manter à frente das ameaças.
A garantia de uma equipa especializada, que implementará as melhores políticas de segurança de dados e informação ao seu alcance (sob pena de lei), é uma vantagem crucial. Já para não falar do fato de a responsabilidade de manter os seus dados seguros ser atribuída à empresa de outsourcing.
7. Diferencial: Acesso a recursos globais
O outsourcing de TI pode ajudar as empresas a alargar os seus limites operacionais, ligando os melhores especialistas de diferentes áreas em diferentes partes do mundo. O slogan que gostamos de usar é: “tenha acesso aos profissionais de que precisa, quando e onde precisa deles”.
Isto está relacionado com a nossa discussão sobre a escassez de talentos. A subcontratação é também uma excelente fonte de conhecimentos específicos. Mesmo quando se tem um departamento de TI interno incrível, uma nova peça de tecnologia pode ser algo com que nenhum deles tem experiência. Não é esse o caso quando se recorre à subcontratação de uma empresa especializada em TI e que tem o dedo no pulso.
Melhores práticas para a subcontratação de TI
Então sabe para que serve, mas como é que pode começar se não está familiarizado com o que fazer e o que não fazer?
Determinar o projeto certo
Nem todos os projetos devem ser externalizados. A subcontratação funciona melhor quando o seu projeto tem requisitos específicos que não estão relacionados com a sua atividade principal, ou quando sabe desde o início que tipo de resultado gostaria de obter no final.
O projeto de externalização certo permitirá que as suas equipas internas se concentrem naquilo que fazem melhor, ao mesmo tempo que lhe permite entregar o seu projeto mais rapidamente. Mas, se não tiver a certeza do resultado que pretende, não se preocupe: muitas empresas estão a externalizar com sucesso a fase de investigação dos seus projetos.
Fazer um plano
Quando a sua empresa e o seu parceiro estabelecem objetivos claros e realistas com prazos bem definidos. Quanto mais informações tiver, mais fácil será estimar a dimensão e o custo do projeto. E, ao criar um bom plano no início, terá sempre algo a que recorrer se o projeto se desviar do seu rumo.
Escolha um fornecedor de confiança
O seu fornecedor de serviços externos é uma extensão da sua empresa. Escolha alguém com quem se sinta à vontade para partilhar segredos comerciais e empresariais, caso contrário o projeto não avançará.
Como ponto de partida, escolha um fornecedor que compreenda o seu setor. Deve também estar totalmente alinhado com os seus objetivos e cultura empresarial. Quanto mais compreenderem as suas necessidades, mais fácil será a execução do projeto.
Se ainda não tiver a certeza, considere lançar um pequeno projeto de teste. Isto permite-lhe trabalhar em conjunto sem pôr em risco o seu projeto principal.
Agilidade
O desenvolvimento ágil é o principal método de desenvolvimento de software. 71% das organizações utilizam o método ágil, e os projetos ágeis são 28% mais bem sucedidos do que os projetos tradicionais.
O desenvolvimento ágil é efetuado em várias iterações curtas. Cada iteração dura apenas algumas semanas e envolve a criação, teste e lançamento de novas versões. Compare isto com o desenvolvimento tradicional, em que uma nova versão pode demorar vários meses.
O Agile permite-lhe implementar novas alterações com maior flexibilidade e rapidez. Empresas tão grandes como a Microsoft obtiveram sucesso com o Agile em tudo, desde pequenos projetos a projetos mais complexos. E apesar da sua flexibilidade, muitos fornecedores oferecem agile a um custo fixo.
Não baseie a sua decisão apenas no preço
Muitas empresas recorrem à subcontratação para reduzir os custos. Embora a subcontratação seja menos dispendiosa, não deve ser a sua única métrica.
A chave é encontrar um fornecedor que seja menos dispendioso do que uma equipa interna, mas que ofereça o mesmo nível de especialização e serviço. Este pode ser um equilíbrio difícil de encontrar, mas lembre-se: recebe-se o que se paga.
Muitos subcontratantes experientes recomendam a criação de uma lista de propostas e, em seguida, a eliminação das propostas de preço mais baixo e de preço mais elevado. Depois, escolha entre as restantes opções de acordo com o seu orçamento, requisitos e expectativas.
Outsource R&D
Muitas empresas fazem investigação e desenvolvimento internamente para manter a propriedade sobre a sua propriedade intelectual. Mas a R&D é difícil e, sem os recursos certos, as empresas podem gastar mais tempo e dinheiro na investigação do que na construção do produto final.
A R&D subcontratada fornece às empresas as ferramentas, tecnologias e conhecimentos necessários para chegarem mais rapidamente ao mercado.
Uma opção popular são as unidades cativas. As unidades cativas são centros de R&D dedicados, com instalações, funcionários e gestores. A Ucrânia é um dos principais fornecedores de unidades cativas, com um mercado avaliado aproximadamente em 3 milhões de euros.
A documentação é o controlo de tudo
Documente cada fase do seu projeto de externalização, incluindo os resultados, as revisões, as alterações ao plano do projeto e as atualizações. Isto ajuda-o a acompanhar o seu progresso e dá-lhe a informação necessária para manter o projeto após o fim do contrato.
A documentação não tem uma forma específica. Inclui e-mails, notas de reuniões, manuais, submissões de bugs e até comentários de código. O importante é ter um registo do que foi feito no projeto e quando foi feito. É isto que lhe dá mais controlo sobre o seu projeto.
Seja dono do seu projeto
Mesmo que outra empresa esteja a trabalhar nele, este projeto continua a ser seu. Trate-o como se estivesse a ser feito internamente.
Acompanhe constantemente a sua equipa de subcontratação. Utilize ferramentas de visibilidade como JIRA, Trello e Slack para acompanhar as alterações, atualizações, objetivos e comentários da equipa. Reveja os resultados com frequência e não hesite em contactar o fornecedor com preocupações.
Como começar
A forma mais rápida de começar é contratar uma empresa de consultoria de TI. Estas podem ajudar a iniciar o seu processo de externalização de TI e pô-lo em contacto com profissionais qualificados sem que tenha de mexer um dedo. São bem versados em vários domínios diferentes e já ajudaram várias empresas nos seus esforços de externalização de TI.
Separamos algumas vantagens de trabalhar com o formato de terceirização MJV. Dê uma olhada:
A maneira MJV
– Dias de trabalho de 12 horas, com equipas alternadas.
– As fábricas offshore da Latam aceleram os projetos e reduzem os custos totais
– Suporte Nearshore, permitindo a comunicação com o cliente e a garantia de qualidade
– Equipas de recrutamento e retenção altamente qualificadas
– Gestão de projetos nearshore de alta qualidade
– Integração perfeita de equipas remotas
– Infraestrutura escalável
Nosso stack tecnológico
→ Front-end
→ Back-end
→ Mobile Apps
→ Low-code platforms
→ Database Management Systems (DBMS)
→ DevOps
→ BI & Big Data
→ Data Science
→ Test Driven Development (TDD)
Também pode ver especificações mais pormenorizadas aqui.
Porquê construir com a MJV?
Na MJV, orgulhamo-nos das nossas relações positivas com os clientes e da inovação orientada para a conceção. Isso significa que não temos uma solução única para nada, muito menos para algo tão complexo como o outsourcing de TI.
A verdade é que fazer a mudança de uma empresa interna para uma empresa externa pode ser complicado, mas a boa notícia é que não tem de o fazer sozinho. Por que não contactar a um dos nossos consultores para ver o que a MJV pode fazer por si?
