O que é Robotic Process Automation?
RPA é a automação de processos repetitivos em Softwares, como Sistemas de Gestão (ERP / SAP), para que possamos deixar de gastar tempo com processos que são apenas uma sequência de interações e focar na especialidade do ser humano: inteligência e criatividade.
A pensar em termos empresariais, isso vai impactar diretamente em estratégia e lucro, é claro! Uma vez que deixa seus colaboradores livres de processos repetitivo, possibilita que estejam focados em desenvolver novos projetos e otimizar processos.
O que o RPA é capaz de executar e exemplos de utilização
O primeiro passo para executar o RPA na sua empresa é identificar quais são os seus principais incômodos. O que está a interferir negativamente nas tarefas, ocupando seus colaboradores de desempenhar atividades estratégicas e atrapalhando a produtividade?
A seguir, listamos algumas dores que podem ser resolvidas pela RPA.
- Processos cheio de ficheiros e sistemas
- Erros ao digitar de um sistema para outro
- Volume alto para curto tempo de entrega
- Déficit de operadores que gera Backlog
- Falta de pessoal para desempenhar novas atividades
Exemplos de utilização
A tecnologia de automação de processos robóticos pode ajudar as empresas em suas jornadas de transformação digital, de inúmeras maneiras:
Gestão de relacionamento com clientes
O RPA é muito utilizado em sistemas de gestão de relacionamento com clientes, os CRMs. O motivo é simples: os processos de comunicação e integração de dados desse setor das empresas é repleto de tarefas repetitivas e em massa.
Automação de relatórios
As soluções RPA podem gerar relatórios automaticamente, analisar seu conteúdo e, com base no conteúdo, enviá-los por e-mail para as partes interessadas.
Contas a pagar e a receber
Os robôs RPA podem preencher espaços de integração. Trabalhando no frontend, criam uma maneira mais fácil de automatizar o processo. Processos de pagamentos e recebimentos totalmente automatizados garantem que as melhores práticas sejam seguidas.
Recibos de pagamento
As empresas podem contar com bots para aumentar a automação no processo de gestão no processo de pagamento dos colaboradores.
Recrutamento e seleção
Os robôs RPA podem ser implantados de forma rápida e eficaz para automatizar parte do processo com tarefas para funcionários novos ou demitidos. Isso traz velocidade e transparência a todo o processo.
Monitoramento de servidor e aplicação
A RPA promove a redução de custos operacionais de IT e a economia de custos ao planear as interrupções fora do horário lobral ou nos dias úteis.
Implantação de software
Os cenários de teste comuns são automatizados com ferramentas RPA e esses testes são executados após cada versão, garantindo que novos bugs não sejam inseridos no código.
Como o RPA diferencia-se de outras formas de automação?
Uma maneira bastante prática de perceber o funcionamento do Robotic Process Automation é diferenciando-o da automação regular de IT.
O que distingue o RPA da automação de IT tradicional é a capacidade das plataformas RPA se adaptarem às novas particularidades, exceções e novas situações.
Uma vez que o software RPA tenha sido treinado para capturar e interpretar as ações de processos específicos em aplicações de software existentes, ele pode manipular dados, enviar respostas, iniciar novas ações e se comunicar com outros sistemas de forma autónoma.
As empresas também podem incrementar seus esforços de automação, aplicando RPA com tecnologias cognitivas, como o Aprendizado de Máquina (Machine Learning), reconhecimento de voz e processamento de linguagem natural, automatizando tarefas de alta ordem que, no passado, exigiam as capacidades percetivas e de julgamento dos seres humanos.
5 benefícios do Robotic Process Automation
O RPA oferece às empresas a capacidade de reduzir custos de pessoal e erro humano.
Assim, acrescenta a capacidade equivalente a centenas de funcionários em tempo integral, reduzindo a necessidade de novas contratações e formações, entre outros gastos. Vamos conferir os principais?
1. Reduzir custos da empresa
O RPA permite uma drástica redução de custos na empresa. Isso porque, com a solução, garantimos a eficiência na aplicação de recursos e dispensamos mão de obra para tarefas automatizáveis.
Desta forma, é possível direcionar todo o investimento que era gasto em formação e preparar os profissionais para tarefas mais complexas dentro da empresa.
2. Ganhar em produtividade
É claro que, ao automatizarmos os processos com o uso de máquinas, podemos atingir o topo de produtividade muito maiores, a depender apenas dos recursos que temos disponíveis.
Além disso, com o Robotic Process Automation também garantimos uma linha de produção sem interrupções, já que as máquinas guiarão todo o processo.
3. Escalar o negócio
Gerir máquinas e o número de robôs que atuam na empresa é muito mais fácil do que contratar, formar e organizar os colaboradores para determinadas funções.
Com o poder da máquina, podemos apenas replicar toda a esteira operacional e garantir a escalabilidade do negócio para atuarmos em frentes e regiões que nunca imaginaríamos se contássemos com uma força de trabalho humana.
4. Aumentar a qualidade das análises de dados
Os robôs podem interagir com uma série de fontes e bancos de dados distintos, permitindo que realizem a coleta desses dados e os apresentem de forma ordenada para os utilizadores finais: os humanos.
Com isso, reduzimos a possibilidade de erros manuais e garantimos muito mais qualidade para o poder de análise e tomada de decisão da empresa.
5. Melhorar o clima organizacional
Sejamos sinceros: não queremos ter nossos empregos substituídos por máquinas, mas bem que gostaríamos de automatizar tarefas burocráticas e desnecessárias, não é verdade? E é isso o que o RPA vai fazer.
Não se trata da substituição do homem por completo. É uma oportunidade para focarmos em atividades mais intelectuais, criativas e verdadeiramente humanas. O RPA, portanto, pode melhorar o clima organizacional ao permitir isso.
Como implementar RPA?
RPA já está a bater à porta de várias organizações ao redor do mundo. E as previsões dos especialistas são positivas: o crescimento continuará e mais empresas se entregarão ao poder da automação de processos em geral.
Se também acha que RPA é uma resposta eficaz para os seus problemas, mas não sabe por onde começar, confira estes 5 passos para implementar na sua empresa.
1. Defina as expetativas e mapeie as necessidades
Ganhos rápidos são possíveis com o RPA, mas não é recomendado começar a implementá-lo em escala.
Logo, o que se recomenda é uma mentalidade cautelosamente otimista — principalmente nos negócios de médio porte. Iniciar com um projeto e aprender com o processo é a melhor escolha
2. Pensa na melhoria da experiência do cliente
RPA é frequentemente apoiada como um mecanismo para aumentar o retorno do investimento ou reduzir custos. No entanto, o melhor é usá-lo para melhorar a experiência do cliente.
Dica: Aumento do retorno do investimento, principalmente em call centers e back offices.
3. Busque ajuda especializada
As implementações mais bem-sucedidas da RPA incluem um centro de excelência com pessoas responsáveis por tornar os programas de eficiência um sucesso.
Dica: Busque ajuda de uma consultoria especializada, que desenvolva casos de negócios, calcule a otimização de custos e ROI e meça o progresso em relação a esses objetivos.
4. Envolva a equipa de IT
Por mais funcionais que sejam as plataformas e os serviços de RPA, é fundamental envolver a equipa de IT desde o início do projeto.
Dica: Da escolha do fornecedor à implementação das ferramentas, tudo deve ser acompanhado por esse setor.
5. Não questione o impacto nas pessoas
Não esqueça o loop de RH: novas implementações podem criar cenários desconfortáveis para os funcionários que têm processos e operações de trabalho modificados.
Dica: Faça uma boa gestão da mudança. Prepare os utilizadores para a transformação e repense os novos âmbitos.
Ficou com alguma questão específica para sua empresa, cliente, setor ou projeto?
Nossos consultores estão à vossa disposição! Vamos beber um café e conversar sobre automação de processos personalizada para o seu negócio?